Zu vollständigen Bewerbungsunterlagen gehören Zeugnisse, Zertifikate, manchmal auch Referenzen. Das gilt für Bewerbungen auf dem Postweg ebenso wie für E-Mail- und Online-Bewerbungen. Wie Sie Ihre Unterlagen unkompliziert digitalisieren (lassen), beleuchtet dieser Artikel.

Es gibt eine Reihe von Dokumenten, die meistens in analoger Form vorliegen. Dazu gehören Schul-, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse, Bachelor- und Masterurkunden, Diplome, Zertifikate, möglicherweise Ihr Bewerbungsfoto und Empfehlungsschreiben. Sie können diese Dokumente eigenhändig einscannen oder sie professionell einscannen lassen.

Anschließend lassen sich diese Dokumente jederzeit ausdrucken und im Anhang Ihrer Bewerbungsmappe verschicken.

Das heißt, Sie sparen sich den Gang zum Copyshop: Sie brauchen Ihre Unterlagen nicht immer wieder kopieren lassen.

Dokumente für Ihre Bewerbungsunterlagen selbst einscannen

Wenn Sie Ihre Zeugnisse und Zertifikate eigenhändig einscannen möchten, brauchen Sie einen hochwertigen Flachbrettscanner oder ein Multifunktionsgerät.

Die Handhabung ist in der Regel unkompliziert. Mit einer entsprechenden Anschaffung machen Sie sich unabhängig von Copyshops.

Selbst nach Ende der Bewerbungsphase leistet ein vielseitiges All-in-One-Gerät Ihnen gute Dienste, denn Sie können damit drucken, scannen, kopieren und oft sogar faxen. Überlegen Sie, ob sich die Anschaffung für Sie lohnt.


 

5 Tipps für optimale Ergebnisse beim Scannen

Das Scannen von Dokumenten ist kein Hexenwerk. Wir geben Ihnen fünf Tipps, mit denen Sie Ihre Unterlagen bestmöglich digitalisieren.

1. Säubern Sie das Glas des Scanners

Bevor Sie Ihr Zeugnis einlegen, sollte das Glas des Scanners sauber sein. Mit Glasreiniger und Küchenpapier entfernen Sie Staub und Schmutz. Lassen Sie die Oberfläche kurz trocknen.

2. Legen Sie das Dokument gerade auf

Das Zeugnis sollte gerade an der Kante anliegen. Sie können zwar kleine Verschiebungen auch per Software ausgleichen. Das kostet allerdings mehr Mühe. Außerdem leidet die Qualität.

3. Stellen Sie die richtige dpi-Zahl und Qualität ein

All-in-One-Geräte und Flachbrettscanner lassen sich direkt am Gerät bedienen oder über eine geräteeigene Software steuern. Wählen Sie die Einstellung passend zum jeweiligen Dokument. Das gewährleistet, dass Ihr Zeugnis, Ihr Empfehlungsschreiben oder Ihr Foto optimal digitalisiert werden.

4. Zeugnisse einscannen

Diese Tipps gelten für Zeugnisse, aber auch für andere Text-Dokumente.

• Wählen Sie „Text“ oder „OCR“ (Optical Character Recognition) aus, falls vorhanden. Leider bietet nicht jeder Scanner diese Option.
• Scannen Sie in Schwarz-Weiß. Das sorgt für einen größtmöglichen Kontrast, gute Lesbarkeit und hält die Dateigröße niedrig.
• Stellen Sie Helligkeit und Kontrast ein.
• Nehmen Sie eine Auflösung von 150 - 200 dpi.

5. Farbfotos scannen

Am besten ist es, wenn der Fotograf Ihnen das Bewerbungsbild in digitaler Form zur Verfügung stellt. Falls Sie extra für Ihre Bewerbung neue Fotos machen lassen, erwerben Sie die entsprechenden Bildrechte und nehmen Sie das Bild auf CD oder USB-Stick gleich mit.

Wenn Sie das Foto selbst einscannen, eignen sich folgende Einstellungen:

• Farbtiefe: 24 Bit
• Auflösung: Wählen Sie 150 dpi, um das Bild in der ursprünglichen Größe nutzen zu können. Wenn Sie es vergrößern möchten, sind 300 dpi eine gute Wahl.

6. Speichern Sie Ihre gescannten Dokumente verlustfrei ab

Als RAW-, TIFF- oder BMP-Datei ist Ihre Datei mit dem eingescannten Zeugnis oder Foto zwar riesig, aber Sie haben die Möglichkeit, noch Änderungen vorzunehmen.

Danach können Sie das Dokument verkleinern und als JPG oder PDF abspeichern. Wenn Sie später aus Ihrem kompletten Anhang eine einzige PDF-Datei erstellen, reduziert sich die Dateigröße. Zusätzlich lässt sich das File im Nachhinein noch weiter komprimieren.

Ihre komplette Bewerbung sollte beim Versand per E-Mail einen maximalen Umfang von 6MB haben.

7. Beheben Sie kleine Fehler nach dem Scannen

Kleine Flecken und Staub sind häufig für das bloße Auge unsichtbar. Beim Scannen sind diese Verunreinigungen auf dem Dokument allerdings deutlich zu sehen. Beseitigen Sie diese nach dem Scannen mit Hilfe der Software.

Vielleicht entdecken Sie auf Ihrem Foto auch eine kleine Hautunreinheit, die Sie noch beseitigen möchten.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre eingescannten Unterlagen am Ende perfekt aussehen.

Zeugnisse im Copyshop scannen lassen

Sie möchten sich nicht extra für das Digitalisieren Ihrer Bewerbungsunterlagen einen Scanner oder ein All-in-One-Gerät zulegen? Oder Sie fühlen sich mit der Technik überfordert?

Dann lassen Sie das von einem Copyshop erledigen. Dort bekommen Sie Ihre Zeugnisse und Ihr Bewerbungsbild auf CD oder USB-Stick mit. Bitten Sie darum, die Dateien einmal verlustfrei und einmal als PDF zu speichern.

Dann haben Sie die Möglichkeit, im TIFF-Dokument noch Verbesserungen vorzunehmen oder die Dateien direkt mit den übrigen Unterlagen zu einem einzigen PDF-Dokument zusammenzufügen.


 

Bewerbungsunterlagen per Post oder online per E-Mail versenden

Wenn Sie sich postalisch bewerben, drucken Sie die Unterlagen, die Sie für Ihre Wunsch-Stelle benötigen aus Ihrem digitalen Bestand aus. Zeugnisse und Zertifikate gehören in den Anhang. Das Foto platzieren Sie entweder auf dem Lebenslauf oder auf einem separaten Deckblatt.

Probieren Sie einfach aus, was Ihnen besser gefällt.

Bei einer Online-Bewerbung per E-Mail reichen Sie sämtliche Unterlagen in einem einzigen File ein.

Ordnen Sie die Dokumente folgendermaßen an:

• Anschreiben,
• Deckblatt (optional),
• Lebenslauf,
• Dritte Seite/Motivationsschreiben (optional),
• Anhang mit Zeugnissen, Zertifikaten, Referenzen (optional) und Arbeitsproben (optional)

Achten Sie darauf, dass alles gut lesbar ist. Zu groß sollte Ihr Anhang allerdings nicht sein: Maximal 6 MB sind akzeptabel. Bedenken Sie, dass Personaler Ihre Unterlagen für das Vorstellungsgespräch ausdrucken werden.

Probieren Sie aus, ob Ihre Unterlagen auch in gedruckter Form überzeugend aussehen und gut lesbar sind.

Fazit

Sie haben die Möglichkeit, ihre Zeugnisse, Zertifikate, Referenzschreiben und Ihr Foto selbst einzuscannen. Dazu brauchen Sie einen Flachbrettscanner oder ein Multifunktionsgerät. Achten Sie darauf, dass Ihre Dokumente beim Scannen gerade aufliegen.

Der Scan entscheidet später über die Druckqualität.

Alternativ können Sie diese Arbeit bei einem Copyshop in Auftrag geben und Ihre fertig digitalisieren Dateien auf CD oder USB-Stick mitnehmen. Lassen Sie sich Ihre Zeugnisse als PDF und in einem verlustfreien Format mitgeben.

Das macht es Ihnen möglich, daran bei Bedarf jederzeit Änderungen vorzunehmen.

Brauchen Sie Zeugnisse für Ihre Bewerbungsmappe, drucken Sie sich die eingescannten Dokumente später aus Ihrem Bestand aus. Beim Versand per E-Mail machen Sie aus sämtlichen Bewerbungsunterlagen eine einzige Datei. Diese sollte nicht größer sein als 6MB.